أفضل برامج إدخال البيانات التي يستخدمها موظفو إدخال البيانات الذكية

إن عملية جمع البيانات وتوثيقها لم تدخل حياتنا فحسب، بل بدأت منذ زمن طويل. لكن بالطبع خضع لتحديثات كبيرة في السنوات الأخيرة. في القرن الحادي والعشرين، لا يمكننا الاعتماد على إدخال كميات كبيرة من المعلومات على الورق، فهي مهمة شبه مستحيلة. والخبر السار هو أنه أصبح من الأسهل إدخال المعلومات وتنظيمها والحفاظ عليها إلكترونيًا باستخدام برامج إدخال البيانات؛ بحيث يمكن تصفح هذه المعلومات والبحث فيها وتحليلها وتدقيقها وتعديلها من قبل أي شخص مؤهل في أي وقت ومن أي مكان.

ولكي تتمكن من مواكبة هذا التطور والدخول في مجال إدخال البيانات من أوسع الأبواب، عليك التعرف على أفضل البرامج التي يستخدمها مستخدمو إدخال البيانات. لذا يطرح السؤال: ما هي أفضل برامج إدخال البيانات في الوقت الحالي؟

ما هو برنامج إدخال البيانات؟

برنامج إدخال البيانات هو نظام يساعدك على التخلص من عمليات إدخال البيانات اليدوية غير الفعالة والمكلفة واستبدالها بأدوات قوية يمكنك استخدامها في أي وقت وفي أي مكان من جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الذكي للوصول إلى كميات كبيرة من المعلومات.

يتم استخدام برنامج إدخال البيانات بشكل أساسي لمسح البيانات وقراءتها واستخراجها من المصادر ونقل البيانات باستخدام التقنيات المتقدمة مثل OCR (التعرف البصري على الأحرف)، وICR (التعرف الذكي على الأحرف)، وOMR (التعرف البصري على العلامات)، وBCR (التعرف على الرمز الشريطي). وتخزينها في قاعدة البيانات.

5 أسباب تجعلك تستثمر في برامج إدخال البيانات دون تردد:

1. برنامج إدخال البيانات يقلل الأخطاء: سيؤدي استخدام برنامج جيد لإدخال البيانات إلى تقليل الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها بشكل كبير ويوفر لك الوقت والجهد. إنها الطريقة المثالية لمنع الأخطاء والحفاظ على جميع بياناتك تحت السيطرة.
2. يعمل برنامج إدخال البيانات على تحسين الدقة: يساعدك استخدام برنامج إدخال البيانات على التأكد من دقة جميع المعلومات التي تدخلها ثم استيراد البيانات إلى ERP (نظام تخطيط موارد المؤسسة) أو برامج الأعمال الأساسية الأخرى. بهذه الطريقة سوف تتجنب الأخطاء أو المعلومات المفقودة.
3. برامج إدخال البيانات تزيد من الكفاءة والوضوح:استخدامه في مكان العمل يسهل تنظيم العمل الجماعي، ويقلل بشكل كبير من العمل اليدوي ويوفر ميزة السماح فقط لموظفيك المصرح لهم بالوصول إلى البيانات.
4. جمع المال: وبما أن برنامج إدخال البيانات يبسط جميع العمليات التجارية، فستتمكن من توفير الكثير من المال والتركيز على استخدامه في المكان المناسب. سوف تتجنب دفع ثمن الحبر، والطابعة، وخزائن الملفات، والأشخاص الذين يساعدونك في الحفاظ على جميع أوراقك نظيفة ومرتبة، ومساحة مكتبية.
5. توفير الوقت والجهد:سيؤدي استخدام برنامج إدخال البيانات إلى تسهيل إدارة جميع بياناتك – الفواتير المطبوعة وملفات PDF ورسائل البريد الإلكتروني والإيصالات – ببضع نقرات فقط.

اقرأ: بوابتك للعمل في وظيفة إدخال البيانات وكسب المال عبر الإنترنت

ما هي أفضل برامج إدخال البيانات؟

قد يختلف البرنامج المستخدم لإدخال البيانات حسب الوظيفة والصناعة المحددة، لذلك اخترنا لك أفضل برامج إدخال البيانات حاليًا من حيث الميزات والتقييمات الجيدة.

بشكل عام، هناك أدوات أساسية يستخدمها مستخدم إدخال البيانات بشكل يومي، مثل:

• مايكروسوفت وورد ومستندات جوجل: إنها أدوات معالجة كلمات بسيطة وسهلة الاستخدام مع توفير واجهة مستخدم بديهية لإنشاء المستندات وتحريرها. إنه خيار مثالي لمهام إدخال البيانات التي تتضمن إدخال معلومات نصية.
• مايكروسوفت إكسل وجداول بيانات جوجل: برامج لا غنى عنها لمجموعة متنوعة من مهام إدخال البيانات. وتشمل أهم ميزاته الصيغ والفرز والتصفية والتحقق من صحة البيانات وإنشاء التقارير وتحليل البيانات وغير ذلك الكثير.
• مايكروسوفت باوربوينت وجوجل سلايدس:قد لا تكون مصممة لإدخال البيانات مباشرة، ولكنها مفيدة لعرض البيانات أو إنشاء تمثيلات مرئية للمعلومات.
• أدوبي أكروبات برود سي:فهو يسمح لك بتحويل ملفات PDF وتحريرها وتنظيمها، مما يجعل من السهل استخراج البيانات وإدخالها من مصادر PDF.
• نماذج جوجل: تعد نماذج Google أداة رائعة لجمع البيانات من المستخدمين. فهو يسمح لك بإنشاء نماذج تحتوي على أنواع مختلفة من الأسئلة، مثل الاختيار من متعدد ومربعات الاختيار والحقول النصية. يمكنك أيضًا تخصيص شكل النموذج ومظهره باستخدام القوالب أو السمات.

انظر: 8 فوائد لقائمة المهام التي ستحفزك على القيام بذلك الآن

ورغم أنها برامج يستخدمها مستخدمو إدخال البيانات بشكل يومي، إلا أنها لا يمكن مقارنتها ببرامج إدخال البيانات المتقدمة من حيث الكفاءة والبساطة والأتمتة والدقة. برامج إدخال البيانات المتقدمة الأكثر شيوعًا المستخدمة اليوم هي:

1. برنامج برونتوفورمز

تشتهر ProntoForms بتسهيل جمع البيانات عن بعد من أي مكان عبر الأجهزة المحمولة. ويستخدمه الأفراد والشركات للوصول إلى بيانات الشركة عبر الأجهزة المحمولة أينما كانوا، حتى يتمكنوا من تتبع العمليات وتحليلها وتحسينها باستمرار.

يمكن للمستخدم الاختيار من مكتبة النماذج الرقمية أو تصميم النماذج الخاصة به لإدخال تنسيقات البيانات المختلفة (مثل الصور والطوابع الزمنية والتوقيعات والرموز الشريطية والمزيد).

توفر ProntoForms أيضًا التكامل مع التطبيقات الميدانية الأخرى مثل Dropbox وSharePoint لإعداد تقارير شاملة.

تكلفة برنامج إدخال البيانات ProntoForms

تختلف تكلفة برنامج ProntoForms حسب الباقة المختارة؛ تبلغ تكلفة الحزمة الأساسية 15 دولارًا شهريًا لمستخدم واحد وتبلغ تكلفة الحزمة المتقدمة 45 دولارًا شهريًا لمستخدم واحد.

اقرأ: أفضل الألعاب لتحسين الذاكرة وكيف يمكن للعبها أن يغير حياتك

2. برنامج إنفينيتي

يعد Infinity مرنًا جدًا مقارنة ببرامج إدخال البيانات الأخرى. باستخدام لوحات متعددة مدمجة في مساحة العمل الخاصة بك داخل البرنامج، يمكنك إنشاء مهام وأطر عمل قابلة للتخصيص مع القدرة على التحكم الكامل في تدفق البيانات الخاصة بك بسلاسة.

في هذا البرنامج المتميز، يمكنك تنظيم جميع معلوماتك في مجلدات أساسية ومجلدات فرعية وعلامات تبويب، ثم إضافة أكثر من 22 ميزة مثل مربعات الاختيار والنصوص والتسميات والمرفقات والصيغ والسجل والمزيد لإدارة كل هذه البيانات بسهولة.

الميزة الفريدة لبرنامج إدارة البيانات Infinity هي القدرة على دمجه مع العديد من التطبيقات الخارجية مثل:

• تريلو:يسمح لك باستيراد جميع البيانات من Trello في ثوانٍ معدودة.
• إعداد الوقت:يتيح لك تتبع الوقت الذي تقضيه في العمل على مهامك ضمن برنامج إدخال البيانات، بالإضافة إلى تتبع تحركات المستخدمين الآخرين وما إذا كانوا يلتزمون بالمواعيد النهائية.
• زابير:يساعدك على الاستمتاع بوظائف أكثر من 3000 تطبيق.

أما بالنسبة لأمن البيانات، يتيح لك برنامج إدخال البيانات هذا إجراء نسخ احتياطي للبيانات مرتين يوميًا، ويتم تشفير تدفقات البيانات بين المستخدمين والخوادم باستخدام تشفير TLS 265 بت.

مميزات إضافية جديرة بالذكر عن برنامج Infinity:

• القدرة على التحكم في الوصول إلى البيانات بحيث يمكن منح الأذونات لمجموعة محددة من الأشخاص.
• تابع جميع التغييرات والتحديثات وأنشطة فريقك في الوقت الفعلي، أينما كنت.
• تعيين المهام وإدارتها – إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء فريق محددين وتتبع تقدمهم.
• قوالب معدة مسبقًا لمساعدتك على إدارة جميع بياناتك بسهولة تامة.

تكلفة برنامج Infinity لإدخال البيانات

تختلف تكلفة برنامج Infinity حسب نوع الخطة التي تختارها. يبدأ سعر الباقة الأساسية من 3 دولارات لكل مستخدم شهريًا، بينما تبدأ الباقة الاحترافية من 6 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

انظر: كيفية استخدام ChatGPT لإنشاء سيرة ذاتية احترافية؟

3. برنامج Zoho Forms

يأتي برنامج إدخال البيانات Zoho Forms مزودًا بالعديد من الأدوات المتقدمة التي تسهل عليك تحليل بياناتك وإدارتها بسهولة تامة. يعتبر من أفضل برامج إدخال البيانات للمبتدئين نظراً لوضوحه وسهولة استخدامه.

إحدى ميزاته الرئيسية هي القدرة على ربط النماذج الخاصة بك ببرنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) والعروض الترويجية وبرامج مكتب المساعدة. كما يتيح للمستخدم البقاء على اطلاع دائم بالبيانات المدخلة مثل إنشاء التقارير وتصدير البيانات وإجمالي عدد المبيعات والعديد من المعلومات الأخرى.

يمكن دمج Zoho Forms مع العديد من التطبيقات مثل Salesforce ومنتجات Zoho وGoogle Apps.

أهم الميزات التي يدعمها التطبيق هي: منشئ النماذج، وتحميل ملفات PDF، والقدرة على تفويض المهام، وتمكين إشعارات البريد الإلكتروني، وإدارة المستخدم، والقوالب القابلة للتخصيص، واستيراد البيانات وتصديرها، وإدارة المحتوى. إن وجود تطبيق Zoho Forms للأجهزة المحمولة يجعل استخدامه سهلاً من أي مكان.

تكلفة برنامج إدخال البيانات Zoho Forms

يحتوي برنامج Zoho Forms على نسخة تجريبية مجانية و4 حزم مدفوعة؛ تبدأ هذه الحزمة بسعر 10 دولارات شهريًا لمستخدم واحد، وتزداد مع زيادة الميزات المطلوبة، وتصل إلى الحزمة الاحترافية بسعر 90 دولارًا شهريًا. مع عدد غير محدود من المستخدمين.

شاهد: لذاكرة قوية.. 10 تمارين بسيطة من شأنها تقوية الذاكرة بنسبة 200%

4. برنامج التدقيق الإملائي

يعد برنامج Typeform من أهم برامج إدخال البيانات الحديثة حيث يجمع بين البساطة والكفاءة ليناسب جميع الاستخدامات. يأتي مدمجًا مع أداة إنشاء النماذج المتقدمة ومكتبات الصور والفيديو والتخطيطات والسمات المخصصة.

تفتخر Typeform بقدرتها على جمع البيانات من خلال النماذج عبر الإنترنت والاستطلاعات والاختبارات في الموقع.

يعد Typeform مثاليًا للأفراد والشركات الذين يهتمون بكيفية تجربة العملاء لعلامتهم التجارية لأنه يسهل مشاركة المعلومات بطريقة ممتعة وتفاعلية من خلال الاستطلاعات والنماذج. ويمكنه أيضًا التكامل مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp وGoogle Sheets وSalesforce والمزيد.

يحتوي Typeform على أدوات فريدة من نوعها بما في ذلك:

• المنطق الشرطي:يسمح لك بطرح أسئلة المتابعة بناءً على إجابة المستجيب.
• الواجهة الإبداعية:الوسائط التفاعلية بدلاً من قوالب “النص والمربع الفارغ” لتشجيع المشاركين على الإجابة.
• التكامل السهل:يساعدك على إنشاء تقارير يمكن مشاركتها أو مزامنتها مع تطبيقات مثل جداول بيانات Google أو أدوات التحليلات.

تكلفة برنامج إدخال البيانات Typeform

تختلف تكلفة برنامج Typeform حسب الحزمة المحددة؛ تبدأ التكلفة من 25 دولارًا أمريكيًا شهريًا للحزمة الأساسية لمستخدم واحد وتصل إلى 83 دولارًا أمريكيًا شهريًا للخطة المتقدمة لخمسة مستخدمين.

قد تكون مهتمًا بـ: تعلم مهارات جديدة: 10 مهارات أساسية يمكنك تعلمها بنفسك عبر الإنترنت

5. برنامج نقطة الدخول

يُعرف Entrypoint بأنه تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات. تم تصميمه من قبل شركة البرمجيات الأمريكية الشهيرة Phoenix Software. فهو يوفر العديد من الميزات المتقدمة مثل التحقق من صحة البيانات واكتشاف الاختصارات ونقل البيانات وتحويل المكتبة وإدراج الصور.

يستطيع برنامج إدخال البيانات Entrypoint تصدير جميع أنواع البيانات بكفاءة للتحليل الإحصائي وهو متوافق مع SAS وPDF وXML وCSV.

باختيار برنامج إدخال البيانات هذا، ستستفيد من تكامل EntryPointScript للبحث المرن واكتشاف البيانات المكررة واكتشاف الأخطاء ووضع العلامات عليها ودعم التقاط الصور والتخصيص الشامل.

تكلفة برنامج إدخال البيانات Entrypoint

يمكن للمستخدم الاشتراك في النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يوما، وبعد ذلك يجب عليه التحول إلى النسخة المدفوعة، والتي ليس لها سعر واضح، لأنها تعتمد على الميزات المطلوبة.

6. برنامج فاست فيلد

يعد FastField أحد أشهر برامج إدخال البيانات لإنشاء النماذج عبر الإنترنت. برنامج بسيط وسهل الاستخدام ويمكن تعديله وتخصيصه لتوفير الوقت والجهد أثناء أعمال إدخال البيانات.

FastField هي الأداة المثالية لجمع البيانات عبر الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية. فهو يبسط عملية إرسال الجداول الزمنية والتقييمات والنماذج والطلبات، مما يسهل جمع البيانات ومشاركتها مع الفرق.

تشمل أهم ميزاته التعاون والتفرع والتحكم في الإصدار والكشف عن التكرارات وتحرير النص، بالإضافة إلى خدمات وضع العلامات البيضاء لتخصيص نماذج العملاء باستخدام السمات والخطوط والشعارات والألوان.

تشمل الميزات الفريدة الأخرى: التقاط البيانات دون الاتصال بالإنترنت، ووضع العلامات الجغرافية والطوابع الزمنية لمعرفة متى وأين تم جمع البيانات، وأتمتة سير العمل الديناميكي عن طريق إرسال مجموعات البيانات والتقارير وتسليمها تلقائيًا إلى فرق متعددة

تكلفة برنامج إدخال البيانات FastField

يقدم برنامج إدخال البيانات هذا نسخة تجريبية مجانية. بمجرد الانتهاء، يمكنك الاستمرار في استخدامه من خلال الاشتراك في النسخة المدفوعة مقابل 20 دولارًا شهريًا.

شاهد: 9 مواقع لبيع الصور عبر الإنترنت وكسب المال للمبتدئين والمحترفين

7. برنامج تبيدو